Manuales
GESTIÓN AF

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GESTIÓN AF

Manual usuario

Manual usuario1. Introducción2. Acceso a Gestión AF3. Despachos3.1. Despacho creado por defecto3.2. Creación de un nuevo despacho3.3. Selección del despacho activo4. Empleados de despacho4.1. Listado de empleados4.2. Creación de un nuevo empleado4.3. Edición y gestión del estado del empleado5. Recomendaciones finales

1. Introducción

Gestión AF es el módulo inicial de la plataforma CAFportal y el primer paso que debe completar cualquier Administrador de Fincas (AFC) tras acceder por primera vez al sistema.

Desde aquí se configura el despacho profesional y se gestionan los empleados que podrán operar en los diferentes servicios.

CAFportal integra los módulos: CAFcomunidad, CAFairep, CAFnotifica y CAFseguros.

Para poder utilizarlos correctamente, es imprescindible disponer de al menos un despacho configurado y activo.

Al primer acceso, el sistema crea automáticamente un despacho vinculado al DNI del administrador.

Este puede usarse si trabaja como autónomo; en caso de operar mediante sociedad o con varios CIF, podrá crear despachos adicionales.

2.  Acceso a Gestión AF

Se accede desde el menú principal o el menú lateral izquierdo de CAFportal, seleccionando la opción Gestión AF.

Desde aquí se puede acceder a las secciones de:

3. Despachos

El apartado Despachos permite visualizar, crear y editar los despachos asociados al Administrador de Fincas.

La vista principal muestra una lista con información básica como:

3.1. Despacho creado por defecto

Al acceder por primera vez a CAFportal, el sistema crea automáticamente un despacho vinculado al DNI del Administrador de Fincas.

Este despacho puede utilizarse directamente si el usuario trabaja como autónomo, pero deberá completar los datos obligatorios antes de utilizar otros módulos, especialmente el IBAN para facturación.

Pasos para editar:

1. Seleccionar el despacho en el listado.

2. Pulsar el botón Editar seleccionado.

3. Completar los campos obligatorios y guardar los cambios.

3.2. Creación de un nuevo despacho

Para crear un despacho con un CIF distinto (por ejemplo, si el administrador trabaja con

varios despachos o una sociedad), se debe pulsar el botón Nuevo despacho.

En la ventana de creación, se solicitarán los siguientes datos:

Cada despacho creado quedará vinculado al Administrador, pero funcionará de manera

independiente, con sus propios empleados y comunidades.

3.3. Selección del despacho activo

Una vez creados varios despachos, el Administrador podrá seleccionar desde cuál desea trabajar.

Esto se realiza desde el menú superior de CAFportal, donde aparece el desplegable con los campos Rol / Despacho / Colegio.

⚠️ Importante: siempre hay que verificar que el despacho activo es el correcto antes

de operar con los módulos CAFcomunidad, CAFairep, CAFnotifica o CAFseguros.

4. Empleados de despacho

Desde el menú del módulo, se puede acceder a Empleados de despacho.

Esta opción permite gestionar el personal vinculado a cada despacho, controlando sus accesos y datos.

4.1. Listado de empleados

En esta vista se muestra una lista con todos los empleados asociados al despacho seleccionado.

Los datos visibles incluyen:

Además, desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes acciones:

4.2. Creación de un nuevo empleado

Al pulsar Nuevo empleado, se abre un formulario para completar los datos del nuevo usuario:

⚠️ Importante: antes de crear un empleado, asegúrese de tener seleccionado el despacho correcto, ya que el nuevo usuario quedará vinculado a él.

El correo electrónico será utilizado para enviar las credenciales de acceso al empleado.

4.3. Edición y gestión del estado del empleado

Al seleccionar un empleado del listado, se habilitan las siguientes opciones:

Cuando un empleado es desactivado, su estado cambia a Bloqueado, impidiéndole iniciar sesión hasta que se reactive.

5. Recomendaciones finales

Con el módulo Gestión AF, el Administrador de Fincas establece la base para operar correctamente en el ecosistema CAFportal, garantizando una gestión organizada y segura de sus despachos y empleados.