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CAFcolegios

Manual usuario

Manual usuario0. Introducción1. Navegación y acceso a CAFcolegios1.1. Buscadores, ordenar y exportar datos2. Calendario2.1. Establecer días festivos3. Circulares3.1. Nueva circular3.2. Grupos de envío3.3. Vista previa3.4. Modificar3.5. Eliminar circular4. Colaboradores y permisos4.1.Nuevo colaborador4.2. Editar seleccionado4.3. Eliminar seleccionados5. Colegiados5.1. Nuevo colegiado5.2. Ver detalle5.3. Editar seleccionado5.4. Solicitudes6. Eventos6.1. Nuevo evento6.2. Editar seleccionado6.3. Ver detalle6.4. Grupo de envío6.5. Ver inscritos7. Expedientes7.1. Editar seleccionado7.2. Ver detalle8. Expedientes deontológicos8.1. Nuevo expediente deontológico8.2. Editar seleccionado8.3. Ver detalle8.4. Crear expediente9. Mis eventos10. Registro entrada10.1. Nuevo registro10.2. Editar seleccionado11. Registro salida11.1. Nuevo registro11.2. Editar seleccionado12. Requerimientos12.1. Nuevo requerimiento12.2. Editar seleccionado12.3. Eliminar seleccionado13. Ventanilla única13.1. Nueva consulta13.2. Editar seleccionado

0. Introducción

El objeto del presente documento es detallar los principales procesos en cuanto a la gestión del Módulo Colegios dentro de CAFPortal.

A este módulo no pueden acceder los administradores, sólo es accesible para Colegios Territoriales.

Aportará funcionalidades, entre otras, de Gestión de los Colegios, Comunicaciones, Gestión de colegiados, con procesos automáticos y funcionalidades públicas.

El módulo está diseñado para adaptarse a distintos roles dentro del Colegio:

Colaboradores: Alta, baja y modificación de colegiados, Gestión documental y Envío de comunicaciones.
Junta de Gobierno: Consulta completa de fichas, Validación de altas y bajas, Acceso a expedientes asociados.

1. Navegación y acceso a CAFcolegios

Ruta: Inicio CAFportal / Colegios

El acceso al menú CAFcolegios se realiza desde la página inicial de CAFportal, introduciendo los datos de un usuario con perfil de Colegio Territorial.

1.1. Buscadores, ordenar y exportar datos

En la parte superior de todas las páginas del módulo de CAFcolegios existen buscadores que permiten filtrar por cualquier dato de la tabla.

Todos los datos de las tablas pueden ordenarse de mayor a menor, o de menor a mayor, tanto si se trata de números o de letras, pulsando sobre la cabecera del dato que se quiera ordenar.

Todas las tablas son exportables en csv a través de unos botones existentes sobre las mismas.

Se pueden exportar enteras, o filtrando previamente a través del buscador.

2. Calendario

2.1. Establecer días festivos

En el calendario pueden marcarse los días festivos de una localidad, en los que el colegio no va a tener actividad. Una vez marcados, para que los cambios sean efectivos hay que pulsar el botón "Guardar".

3. Circulares

CAFcolegios permite a los colegios territoriales gestionar la creación, validación y envío de circulares a colegiados de forma centralizada y eficiente.

En la tabla de la página principal de circulares pueden verse los siguientes datos: Tipo, Estado, Título, Creado y Enviado.

3.1. Nueva circular

Pulsando el botón "Nueva circular" se abre un formulario e intervienen los siguientes actores:

Redactor: Rellena los siguientes datos:
- - Título: Nombre identificativo de la circular.
  - Resumen: Breve descripción que se usará también en el resumen semanal.
  - Cuerpo: Contenido principal de la circular, editable con formato (negrita, subrayado, sangría, etc..).

Una vez rellenos estos campos, la circular se encuentra en el estado "Borrador".

Si se quiere pasar la circular al siguiente estado, hay que pulsar "Solicitar revisión y traducción" para continuar con el flujo de validación.

Traductor/Corrector: Revisa ortografía y traduce si es necesario.
Validador: Aprueba el contenido final.
Remitente: Selecciona destinatarios y envía la circular.

3.2. Grupos de envío

Una vez verificada la circular, seleccionándola, puede pulsarse "Grupos de envío" y se abre un diálogo con los siguientes elementos:

Desplegable con los grupos preestablecidos.
Desplegable con los tipos de envío: Interna, Correo electrónico o ambos.
Botón "Nuevo": Aparece una pantalla con la relación de colegiados del colegio en cuestión para seleccionar aquellos que se quiera meter en el grupo.
- - Puede rellenarse el nombre del grupo, la descripción y si el grupo va a quedar como preestablecido.
  - Una vez realizada la acción pulsar "Guardar".
Botón "Usuarios": Al pulsarlo aparece un diálogo con la relación de los colegiados que componen el grupo seleccionado.

Una vez rellenos todos los campos y pulsando "Aceptar", da la opción de "Publicar" la circular.

Cuando se publica la circular pasa a estado "Cerrado" y se envía a los interesados a través del tipo de envío seleccionado.

3.3. Vista previa

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al tipo de circular, se activa el botón "Vista previa", que muestra cómo queda la circular.

3.4. Modificar

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al tipo de circular, se activa el botón "Modificar", que permite rectificar el contenido de la circular o seguir con el proceso de validación.

3.5. Eliminar circular

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al tipo de circular, se activa el botón "Eliminar seleccionado", al pulsarlo pide confirmación de la acción.

4. Colaboradores y permisos

CAFportal permite a los Colegios territoriales gestionar trabajadores y colaboradores y sus accesos dentro de CAFportal.

En la tabla de la página principal de colaboradores pueden verse los siguientes datos de los mismos: Nombre, Apellidos, Tipo de documento, Número de documento, Correo electrónico, Teléfono, Perfil de colegio.

4.1.Nuevo colaborador

Pulsando el botón "Nuevo colaborador" se abre una pantalla para rellenar los datos del nuevo colaborador: Nombre, Apellidos, Tipo de documento, Número de documento, Correo electrónico, Teléfono, Perfil de colegio.

Una vez rellenos los datos y pulsando guardar, el nuevo colaborador o empleado podrá acceder a la plataforma CAFportal con el perfil seleccionado. Se podrán asignar uno o varios perfiles al colaborador.

Existen los siguientes tipos de perfil:

Administrador: Es un usuario con acceso universal a todas las acciones del CT. Con poder de crear y editar usuarios con otros tipos de roles y también de dar de alta nuevas incorporaciones en el Censo Colegial. Puede operar sobre datos de colegiados, ventanilla única, requerimientos, expedientes, registro de entrada/salida, circulares, eventos, calendario.
Empleado: Tiene permisos más limitados. Puede crear y editar en Colegiados, Ventanilla Única, Requerimientos, etc. No tiene tanto control como el usuario administrador, pero sí puede operar activamente en muchos procesos.
Gobierno: Rol orientado a supervisión y consulta de datos por parte del Consejo de Gobierno del CT.
Redactor: Rol centrado en lectura y redacción. Su ámbito se enfoca en contenidos como circulares, eventos, y comentarios en módulos como Requerimientos.
Traductor: Similar al rol redactor, pero con más permisos en submódulos como Traducción y Ortografía.
Validador: Enfocado en la validación de contenido. Presente en procesos como Validación, Circulares, y Eventos.
Remitente: Función dedicada al envío de circulares. No puede crear ni editar registros importantes.

4.2. Editar seleccionado

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al nombre del colaborador, se activa el botón "Editar seleccionado", que permite rectificar la plantilla del colaborador en cuestión.

Pueden hacerse modificaciones que son efectivas tras pulsar "Guardar".

4.3. Eliminar seleccionados

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al nombre del colaborador, se activa el botón "Eliminar seleccionados", que permite eliminar al colaborador en cuestión.

El sistema pide confirmación de la acción.

5. Colegiados

CAFportal permite consultar, gestionar y actualizar la información de los colegiados registrados en el Colegio Territorial.

Puede consultarse el listado completo de colegiados del Colegio Territorial.

En la tabla de la página principal de colegiados pueden verse los siguientes datos de los mismos: Nº Documento, Nº Territorial, Nº Nacional, Fecha estado, Nombre y Apellidos.

5.1. Nuevo colegiado

CAFportal permite a los Colegios Territoriales registrar nuevos candidatos a Colegiado en el Censo Colegial, y enviar la solicitud al CGCAFE para que valide al candidato y validar y ratificar con su Nº Nacional de Colegiado, todo a través de la misma plataforma.

Pulsando el botón ‘Nuevo colegiado’ se abre una pantalla para poder rellenar los datos del candidato.
Al pulsar el botón de ‘Crear’ , quedará registrado en la lista de nuestro censo colegial, pero aún no lo habremos enviado al CGCAFE para su validación y ratificación. Para ello deberemos buscar al candidato en el censo, y podremos observar que el estado de admisión es ‘borrador’.
Para poder enviar el candidato al CGCAFE, hay que seleccionar en la lista y pulsar el botón ‘editar seleccionado’.
Pulsando "Agregar archivos" se pueden adjuntar todos los archivos necesarios para su revisión y valoración por el CGCAFE, como los documentos necesarios para el alta. Cada ficha permite adjuntar documentos relevantes como: DNI, título académico, Certificados de colegiación, Contratos, Autorizaciones, Otros justificantes...
Una vez cargados todos los archivos, podremos enviar directamente el candidato al CGCAFE para su validación y posterior ratificación, para ello simplemente hay que hacer hacer clic en el botón ‘Validar datos’ .
El candidato habrá pasado directamente al Consejo para su validación y ratificación, así como la asignación de su Nº Nacional de Colegiado. Desde el Colegio se podrá consultar el estado de la validación en el campo ‘Estado de admisión’ de cada registro en el Censo. Una vez validado o en caso de que haga falta alguna documentación adicional, CAFportal enviará un correo electrónico al Colegio Territorial para su conocimiento y posible comunicación con el candidato.

5.2. Ver detalle

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al nº de documento, se activa el botón "Ver detalle", que permite consultar todos los datos y documentos relacionados con el colegiado.

5.3. Editar seleccionado

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al nº de documento, se activa el botón "Editar seleccionado", que permite modificar la información para actualizarla.

Pulsando el botón "Cambio de estado" puede cambiarse el estado de un colegiado a ‘Baja’ , indicando el motivo correspondiente. También es posible modificar datos existentes y registrar estos cambios en el historial.

Los colegiados pueden encontrarse en distintos estados: Borrador, Postulante, Ratificado, Validado, No admitido, Baja voluntaria y Baja disciplinaria.

5.4. Solicitudes

El sistema permite solicitar el alta al Consejo o a otro colegio.

6. Eventos

CAFportal permite a los Colegios territoriales gestionar la creación, difusión e inscripción de eventos desde un entorno unificado.

En la tabla de la página principal de eventos pueden verse los siguientes datos de los mismos: Título, Fecha inicio, Fecha fin, Resumen, Tipo evento, Estado, Capacidad y Precio.

6.1. Nuevo evento

Pulsando el botón "Nuevo evento" se abre una pantalla para rellenar los siguientes datos:

Título: Nombre identificativo del evento.
Resumen: Breve descripción del evento.
Descripción: Campo para ampliar el resumen.
Fechas de inicio y fin.
Tipo de evento: Formación o Evento social.
Enlace del evento: url para enlazar con la página del evento.
Capacidad: Aforo.
Precio: Precio de inscripción.
Resumen: Contenido principal del evento, editable con formato (negrita, subrayado, sangría, etc..).

Una vez rellenos estos campos y pulsando "Guardar", el evento está creado.

6.2. Editar seleccionado

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al Título del evento, se activa el botón "Editar seleccionado", que permite modificar la información para actualizarla.

Los eventos se crean en el estado "Borrador" y pulsado el botón que sale en la parte inferior puede cambiarse de estado sucesivamente a "Preinscripción", "Enviar invitaciones", "Completar inscripción", "Poner en curso" y "Pasar a cierre".

También es posible modificar el resumen.

Los eventos pueden encontrarse en distintos estados: "Preinscripción", "Enviado", "Inscripción completada, "En curso" y "Cerrado".

6.3. Ver detalle

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al título del evento, se activa el botón "Ver detalle", que permite ver una vista previa del evento.

6.4. Grupo de envío

Una vez creado el evento, seleccionándolo, puede pulsarse "Grupos de envío" y se abre un diálogo con los siguientes elementos:

Destinatarios asignados (al entrar por primera vez vacío)
Destinatarios no asignados: Con la relación de todos los colegiados del CT.

Seleccionando a los colegiados a los que se quiera enviar el evento en "no asignados" y pulsando "Asignar seleccionados", estos pasan a "Destinatarios asignados".

Una vez asignados, seleccionando a un administrador, se pueden desasignar.

6.5. Ver inscritos

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al título del evento, se activa el botón "Ver inscritos", que permite ver una lista con los inscritos al evento.

La tabla puede exportarse en csv.

7. Expedientes

CAFportal permite a los Colegios territoriales gestionar expedientes administrativos, técnicos o informativos relacionados con colegiados o comunidades.

En la tabla de la página principal de expedientes pueden verse los siguientes datos de los mismos: Código, Nombre, Fecha creación, Fecha cierre, Estado y Tipo.

Desde esta tabla se puede navegar directamente al archivo en cuestión.

7.1. Editar seleccionado

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al Código del expediente, se activa el botón "Editar seleccionado", que permite modificar el estado del expediente y la persona a quien se ha asignado el expediente.

Si se cambia el estado del expediente a "Cerrado" hay que rellenar el motivo del cierre.

También puede enlazarse con el requerimiento relacionado.

7.2. Ver detalle

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al Código del expediente, se activa el botón "Ver detalle", que permite ver los detalles del expediente y enlazar con el requerimiento, consulta o expediente relacionado.

8. Expedientes deontológicos

CAFportal permite a los Colegios territoriales gestionar expedientes por mala praxis profesional, desde la recepción de la reclamación hasta la resolución final.

Los expedientes deontológicos seguirán los siguientes pasos:

Recepción de la reclamación: Registro de entrada.
Diligencias informativas: Solicitud de versión al colegiado.
Recordatorio: Si no hay respuesta del colegiado.
Propuesta de apertura: Expediente disciplinario.
Revisión por comisión: Comisión admisión.
Decisión final: Apertura o archivo.
Apertura expediente: Continúa proceso disciplinario.
Archivo del caso: Fin del procedimiento.

En la tabla de la página principal de expedientes pueden verse los siguientes datos de los mismos: Estado, Nombre, Apellidos, Tipo documento, Nº documento, Teléfono, Correo electrónico, Denunciado, Expediente.

8.1. Nuevo expediente deontológico

Pulsando el botón "Nuevo expediente deontológico" se abre una pantalla para rellenar los siguientes datos:

Denunciante: Nombre, Apellidos, Tipo documento (DNI, NIE), Nº Documento, Teléfono, Correo electrónico, Dirección, Ciudad, Provincia, Código postal.
Denunciado: Buscador con todos los colegiados del CT para seleccionar uno.

Una vez rellenos estos campos y pulsando "Guardar", el expediente está "creado" y aparece:

Cuerpo: Espacio para rellenar el texto del expediente.
Administrador adjudicado: Desplegable para elegirlo.
Agregar archivos: Adjuntar documentación.
Iniciar proceso de reclamación: Botón para iniciar el proceso.

8.2. Editar seleccionado

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al estado del expediente, se activa el botón "Editar seleccionado", que permite modificar los datos existentes en el expediente.

Además puede rellenarse el cuerpo del expediente y agregar los archivos que se crean convenientes.

También puede abrirse el proceso de reclamación.

8.3. Ver detalle

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto al Estado del expediente, se activa el botón "Ver detalle", que permite ver los detalles del expediente.

8.4. Crear expediente

9. Mis eventos

10. Registro entrada

CAFportal permite a los Colegios territoriales gestionar su registro de entrada desde un entorno unificado.

En la tabla de la página principal del registro de entrada pueden verse los siguientes datos de los registros: Id, Tipo de documento, Descripción, Nº de Documentos y Fecha y hora de la creación del registro.

10.1. Nuevo registro

Pulsando el botón "Nuevo registro" se abre una pantalla para rellenar los siguientes datos:

Tipo (desplegable):

- Consulta de si se está colegiado o no.

- Solicitud de certificado de estar colegiado o no.

- Solicitud de presupuesto.

- Consulta sobre certificado de deuda.

- Consulta sobre estudios inmobiliarios para acceder a la colegiación.

- Consulta sobre cómo realizar una reclamación, mediación y arbitraje.

- Colegiación obligatoria.

- Bolsa de empleo.

- Petición de listado público de colegiados.

- Otros.

Descripción del registro.
Agregar archivos: Puede agregarse documentación al registro. También da la opción de borrarlos.

Una vez rellenos estos campos y pulsando "Guardar", el registro es efectivo.

10.2. Editar seleccionado

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto a la Id del registro, se activa el botón "Editar seleccionado", que permite modificar los datos existentes en el registro o añadir nuevos documentos.

Pulsando el botón "Guardar" los cambios serán efectivos.

11. Registro salida

CAFportal permite a los Colegios territoriales gestionar su registro de salida desde un entorno unificado.

En la tabla de la página principal del registro de salida pueden verse los siguientes datos de los registros: Id, Tipo de documento, Descripción, Nº de Documentos y Fecha creación del registro.

11.1. Nuevo registro

Pulsando el botón "Nuevo registro" se abre una pantalla para rellenar los siguientes datos:

Tipo (desplegable):

- Presidencia.

- Gerencia.

- Deontología.

- Secretaría.

- Ninguno.

Descripción del registro.
Agregar archivos: Puede agregarse documentación al registro. También da la opción de borrarlos.

Una vez rellenos estos campos y pulsando "Guardar", el registro es efectivo.

11.2. Editar seleccionado

Pulsando el botón "Guardar" los cambios serán efectivos.

12. Requerimientos

CAFportal permite a los Colegios territoriales gestionar la creación, envío y seguimiento de requerimientos de forma centralizada y trazable.

En la tabla de la página principal de requerimientos pueden verse los siguientes datos de los mismos: Id Requerimiento, Tipo de consulta, Expedientes, Fecha de registro, Estado y Asunto.

12.1. Nuevo requerimiento

Pulsando el botón "Nuevo registro" se abre una pantalla para rellenar los siguientes datos:

Tipo de consulta (desplegable):

- Instancia de alta colegiación.

- Instancia de baja colegiación.

- Instancia general.

- Instancia de reclamación.

- Reclamación Deontológica.

- Otros.

Asunto del requerimiento.
Cuerpo: Descripción del requerimiento.
Agregar archivos: Puede agregarse documentación (certificados, cartas, invitaciones..) al requerimiento. También da la opción de borrarlos.

Una vez rellenos estos campos y pulsando "Guardar", el requerimiento es efectivo.

12.2. Editar seleccionado

12.3. Eliminar seleccionado

Marcando el check que aparece a la izquierda de la tabla, junto Id del requerimiento, se activa el botón "Eliminar seleccionados", que permite eliminar el requerimiento en cuestión.

El sistema pide confirmación de la acción.

13. Ventanilla única

Los ciudadanos pueden acceder a la Ventanilla Única a través de las páginas web de los colegios territoriales, pudiendo solicitar información o presentar reclamaciones.

Tienen las siguientes consultas disponibles:

Censo colegial.
Normativa y estatutos.
Servicios del colegio.
Formación y eventos.
Procedimientos deontológicos.

Se produce un registro de entrada automático en el CT para su tramitación interna en el colegio. Al finalizar el proceso se redactará una respuesta oficial y se notificará al ciudadano.

En la tabla de la página principal de ventanilla única pueden verse los siguientes datos: Id consulta, Tipo de consulta, Estado, Fecha de registro, Asunto y Expedientes relacionados.