Manuales
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GESTIÓN AF
Gestión AF es el módulo inicial de la plataforma CAFportal y el primer paso que debe completar cualquier Administrador de Fincas (AFC) tras acceder por primera vez al sistema.
Desde aquí se configura el despacho profesional y se gestionan los empleados que podrán operar en los diferentes servicios.
CAFportal integra los módulos: CAFcomunidad, CAFairep, CAFnotifica y CAFseguros.
Para poder utilizarlos correctamente, es imprescindible disponer de al menos un despacho configurado y activo.
Al primer acceso, el sistema crea automáticamente un despacho vinculado al DNI del administrador.
Este puede usarse si trabaja como autónomo; en caso de operar mediante sociedad o con varios CIF, podrá crear despachos adicionales.
Se accede desde el menú principal o el menú lateral izquierdo de CAFportal, seleccionando la opción Gestión AF.
Desde aquí se puede acceder a las secciones de:
Despachos
Empleados de despacho
El apartado Despachos permite visualizar, crear y editar los despachos asociados al Administrador de Fincas.
La vista principal muestra una lista con información básica como:
CIF/NIF
Nombre
Dirección
Teléfono
Correo electrónico
Estado
Al acceder por primera vez a CAFportal, el sistema crea automáticamente un despacho vinculado al DNI del Administrador de Fincas.
Este despacho puede utilizarse directamente si el usuario trabaja como autónomo, pero deberá completar los datos obligatorios antes de utilizar otros módulos, especialmente el IBAN para facturación.
Pasos para editar:
1. Seleccionar el despacho en el listado.
2. Pulsar el botón Editar seleccionado.
3. Completar los campos obligatorios y guardar los cambios.
Para crear un despacho con un CIF distinto (por ejemplo, si el administrador trabaja con
varios despachos o una sociedad), se debe pulsar el botón Nuevo despacho.
En la ventana de creación, se solicitarán los siguientes datos:
CIF/NIF/NIE
Nombre o razón social
Dirección completa
Provincia, ciudad y código postal
Teléfono y correo electrónico
IBAN bancario
Cada despacho creado quedará vinculado al Administrador, pero funcionará de manera
independiente, con sus propios empleados y comunidades.
Una vez creados varios despachos, el Administrador podrá seleccionar desde cuál desea trabajar.
Esto se realiza desde el menú superior de CAFportal, donde aparece el desplegable con los campos Rol / Despacho / Colegio.
⚠️ Importante: siempre hay que verificar que el despacho activo es el correcto antes
de operar con los módulos CAFcomunidad, CAFairep, CAFnotifica o CAFseguros.
Desde el menú del módulo, se puede acceder a Empleados de despacho.
Esta opción permite gestionar el personal vinculado a cada despacho, controlando sus accesos y datos.
En esta vista se muestra una lista con todos los empleados asociados al despacho seleccionado.
Los datos visibles incluyen:
Número de documento
Nombre y apellidos
Teléfono
Correo electrónico
Despacho asignado
Estado (activo o bloqueado)
Además, desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes acciones:
Nuevo empleado: para crear un nuevo usuario.
Editar seleccionado: para modificar datos existentes.
Activar/Desactivar seleccionado: para bloquear o restaurar el acceso de un empleado.
Importar/Exportar CSV: para gestionar listados masivos.
Al pulsar Nuevo empleado, se abre un formulario para completar los datos del nuevo usuario:
Tipo y número de documento
Nombre y apellidos
Teléfono
Correo electrónico
⚠️ Importante: antes de crear un empleado, asegúrese de tener seleccionado el despacho correcto, ya que el nuevo usuario quedará vinculado a él.
El correo electrónico será utilizado para enviar las credenciales de acceso al empleado.
Al seleccionar un empleado del listado, se habilitan las siguientes opciones:
Editar seleccionado: permite modificar la información personal o de contacto.
Activar/Desactivar seleccionado: bloquea o restablece el acceso del empleado a la plataforma.
Cuando un empleado es desactivado, su estado cambia a Bloqueado, impidiéndole iniciar sesión hasta que se reactive.
Complete todos los datos del despacho (incluido el IBAN) antes de operar con otros módulos de CAFportal.
Mantenga actualizado el listado de empleados y bloquee aquellos accesos que no correspondan.
Verifique siempre qué despacho está activo antes de realizar cualquier operación.
Con el módulo Gestión AF, el Administrador de Fincas establece la base para operar correctamente en el ecosistema CAFportal, garantizando una gestión organizada y segura de sus despachos y empleados.