Manuales
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CAFairep centraliza la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) y la prevención de riesgos laborales (PRL) para comunidades.
Permite a administradores controlar documentación obligatoria de proveedores y trabajadores de comunidades, publicar documentos de lectura obligatoria y coordinar trabajos mediante calendario.
Al entrar en CAFairep se muestra el listado de comunidades dadas de alta por el despacho (Nombre, NIF/CIF, Nº de proveedores y Acciones).
Existen tres vías para poblar comunidades y relaciones iniciales:
Alta individual (+ Añadir): introducir Nombre y CIF/NIF.
Importación de fincas (Excel): hoja "Datos" con cabeceras mínimas Nombre y NIF-CIF.
Importación de pares finca–proveedor (Excel): cabeceras Cif-Finca y Cif-Proveedor para asociar proveedores a comunidades en lote.
Al pulsar el icono de “ver” (ojo verde) se accede al detalle de la comunidad: pestañas de Proveedores, Documentos de comunidad, Calendario y más opciones de gestión.
En Proveedores se muestra la tabla con el estado documental por proveedor y sus acciones.
Desde el detalle de comunidad → Proveedores:
“+ Añadir proveedor”: cuadro con proveedores disponibles. Pulsar (+) para asociarlo a la comunidad.
“Importar datos”: importar múltiples proveedores para la comunidad mediante plantilla (columna con CIF del proveedor).
Icono “ojo azul”: abre el detalle del proveedor en la comunidad con secciones documentales.
Semáforos de control: Documentos a subir (rojo: ninguno, naranja: parcial, verde: completo); Documentos leídos (rojo/verde).
Acciones: eliminar proveedor de la comunidad, ver histórico documental, subir archivos del administrador visibles al proveedor (p. ej. Evaluación de Riesgos de la comunidad – lectura obligatoria – y “Otros”).
En el detalle de comunidad puede añadirse un trabajador de la comunidad. En la versión actual, el alta solicita únicamente el e‑mail; el trabajador recibirá acceso limitado a funciones de CAFairep.
Flujos documentales típicos:
Admin → solo Admin: EPIs entregados, revisión médica/renuncia, planificación preventiva.
Admin → Trabajador: cursos realizados, plan de prevención, informe anual al puesto.
Admin → Trabajadores y Proveedores: evaluación/informe de riesgos de la comunidad, fichas/PSQ de productos químicos, otros.
Proveedor → Trabajador: evaluación de riesgos de la empresa.
Trabajador → Admin: declaración responsable firmada.
Docs → General: gestor para publicar documentos por categoría y destinatario (Proveedores, Porteros, Administradores), con control de fecha de creación y caducidad.
En el detalle de comunidad (icono ojo del proveedor): secciones para Documentos de lectura (obligada), Documentos para otros proveedores y Documentos para administrador.
Calendario mensual por comunidad para coordinar fechas de trabajo de proveedores (inicio/fin) y visibilidad mutua.
Desde “Información” → icono lápiz: editar Datos básicos (Nombre, NIF) y Datos adicionales (contacto, e‑mail, teléfono, dirección, municipio, CP, provincia)
Menú lateral → Proveedores: listado global con ID, CIF/NIF, nombre, estado de lectura, documentos a subir, nº de fincas asociadas y acciones (p. ej. “Ver fincas”).
La acción “Ver fincas” muestra las comunidades vinculadas al proveedor con sus métricas.
Definir y comunicar qué documentos son de lectura obligatoria a proveedores (p. ej. Evaluación de riesgos por comunidad).
Vigilar semáforos de “Documentos a subir” y “Leídos” para asegurar el cumplimiento antes de autorizar trabajos.
Usar importaciones masivas (fincas y pares) en la carga inicial para ahorrar tiempo.
Publicar fichas de seguridad/PSQ en Docs → General y mantener caducidades.
Revisar calendario para evitar solapes y coordinar urgencias 24/7 con gremios de guardia.