El objeto del presente documento es detallar los principales procesos en cuanto a la gestión de comunidades dentro del Módulo Comunidad de CAFportal. 

Desde esta gestión se procede a dar las altas/bajas de comunidades en CAFcomunidad.

Los datos propios de las comunidades, así como otros datos maestros relacionados, se generan con la integración del ERP del administrador, estos serán solo actualizables desde dicho módulo.

El administrador también podrá bloquear/desbloquear comunidades, enviar avisos, consultar los contratos y facturas, acceder al tutorial con instrucciones para configurar comunidades, seleccionar las funcionalidades que se verán en la app de los usuarios, consultar los recibos de la comunidad...

1.1. Acceso a listado general de comunidades

2.1. Buscador

2.3. Exportar datos

2.4.2. Contratación de CAFcomunidad para el despacho

Una vez que el equipo de soporte de CAFcomunidad se haya puesto en contacto con el administrador y realizado la demo, si el colegiado expresa la voluntad de contratar el despacho, el equipo de soporte le habilitará en la página de inicio el botón "Contratar CAFcomunidad", pulsándolo:

• Se mostrará un resumen con las condiciones de contratación, donde aparecerá el precio mensual (SIN IVA) a pagar y el IBAN donde se cargarán los recibos. Si el despacho no tiene IBAN no podrá seguir con la contratación. En este diálogo aparecerá un botón “Descargar Contrato”, que al pulsarlo descargará el contrato personalizado en pdf.

• Tras aceptar los términos de contratación y pulsar “contratar” se abrirá otro diálogo donde el administrador aceptará que se domicilien los recibos en su cuenta. Una vez aceptado, el despacho estará de alta en CAFcomunidad.

• Con este tipo de contratación, el despacho tendrá tarifa plana al precio establecido, para todas sus comunidades y las facturas y recibos se pasarán, al despacho.

• Una vez que el despacho haya contratado el servicio, desaparecerán de la página “Inicio” todos los diálogos del proceso de contratación y se creará un botón “Licencia CAFcomunidad” en la página principal del Despacho, donde al pulsarlo podrá ver los datos de contratación (importe mensual, IBAN y fecha de alta en el servicio) y acceso a descargar contrato y solicitar la baja del servicio.

• Desde este momento el administrador podrá dar de alta en CAFcomunidad las comunidades que desee.

2.4.4. Contratación comunidades en CAFcomunidad sin contrato de despacho

2.5. Enviar avisos

Desde la página principal de comunidades, el sistema permite marcar para aviso a una, varias o todas las comunidades del despacho.

Hay que marcar las comunidades deseadas en la columna de la izquierda de la tabla. Cuando hay alguna comunidad seleccionada se activa el botón "Enviar Aviso".

El aviso será enviado a todos los usuarios de las comunidades seleccionadas.

Cuando se pulsa “Enviar Aviso”, se abre un diálogo que permite rellenar el título y la descripción del aviso, así como da la posibilidad de añadir un enlace url, con un botón de “Enviar” y otro botón de “Cancelar”. 

El botón de “Enviar” no se activa hasta que están rellenos, como mínimo, los campos del título y del mensaje.

El sistema también da la posibilidad de enviar el aviso a través de la plataforma y, a la vez, por email. Por defecto indica la opción NO enviar por email, si se desea, hay que marcar SI.

El aviso será enviado a todos los usuarios de la comunidad o comunidades seleccionadas.

Una vez enviado el aviso a las comunidades seleccionadas, éste quedará registrado en la Gestión de Notificaciones, donde podrá consultarse el resultado del envío (quién lo ha recibido y quién no...). 

Pulsando aquí puedes consultar el envío de avisos desde la gestión de notificaciones.

2.7. Bajas en CAFcomunidad

2.7.1. Baja del despacho

Si el administrador pulsa el botón “Solicitar baja en CAFcomunidad” existente en la página principal del despacho:

• Se generará una solicitud de baja por email al equipo de Soporte.

• Se informará al administrador de que cuando la baja sea efectiva recibirá un email de confirmación.

• Cuando se confirme la baja, se enviará un correo al administrador, se dará de baja el servicio al despacho y a las comunidades y se suspenderá la facturación y los recibos. (Excepto aquellas que el pago sea efectuado por la comunidad).

• Nuevamente aparecerán los diálogos de contratación en la página de Inicio del despacho en cuestión.

3.1. Datos de la comunidad, actualización

3.3. Visualización de contratos y facturación

Facturación

El proceso de facturación es un proceso recurrente que ocurre cada mes (salvo que escojas la opción anual que ocurrirá 1 vez al año) y se inicia el mismo día del alta de la comunidad.

Al principio de cada periodo se emitirá una factura y será enviada al email asociado a la contratación.

De la misma forma, todas las facturas serán visibles y descargables en la plataforma.

3.5. Visualización de iconos en app

En algunas ocasiones puede ser que al administrador no le interese que los vecinos accedan a alguna de las funcionalidades de la app. Para estos casos, en la ventana detalle de la comunidad, pulsando sobre "Ver iconos" existen unos checks para poder quitar la visulización de iconos en la app de los usuarios.

Estos checks (Incidencias, Documentación, Reservas, Juntas y votaciones, Seguros, Energía, Reformas y Botón SOS) estarán activos por defecto, si se quiere que un módulo no aparezca en la app de los usuarios de esa comunidad, simplemente hay que desmarcarlo, cerrar la ventana emergente de visualización de las funcionalidades y pulsar "Guardar" una vez activo. 

Esta acción también puede hacerse desde la gestión del Despacho del Administrador. Cuando se cambia algo en uno de los dos lados, se replica automáticamente al otro.

3.6.2. Ventana de recibos de la comunidad

En la tabla pueden consultarse los siguientes datos de los recibos: Cobrador del recibo, NIF del cobrador, Importe, Total pagado, Fecha de Vencimiento, si el dato procede de la integración y comentarios.

Sobre la tabla existe un buscador de recibos y también pueden ordenarse y exportarse en pdf o csv.

También existe una columna de checks a la izquierda de la tabla para activar/desactivar recibos. Solo serán visibles para los usuarios de la app los recibos que estén marcados. 

Además, el administrador dispone de unos botones para autorizar, o no, que los usuarios vean los recibos de la comunidad y sus propios recibos (de la comunidad) en la app.

Esta opción aparecerá desactivada por defecto, y será el administrador quien decidirá el caso en cada comunidad.

Los botones para este efecto son:

• Botón Recibos Comunidad "Ver en la app": Si el administrador lo activa, todos los usuarios de esa comunidad podrán ver en la app (en el menú de la app Documentación) los recibos de la comunidad que estén marcados. Si no se activa, los usuarios no tendrán acceso a ellos.

• Botón Recibos Comunidad "Publicar futuros recibos": Si el administrador lo activa, todos los recibos nuevos de esa comunidad que se generen, lo harán marcados (en la columna de checks) . De forma que si está activa la opción "Ver en la app",  los recibos se verán automáticamente en la app de los usuarios. 

Si no se activa "Publicar futuros recibos", los nuevos recibos que se generen aparecerán en la tabla desmarcados y los usuarios de la app no podrán verlos. Verán solo los marcados y el administrador tendrá que marcar los nuevos si quiere que sean visibles para sus vecinos.

• Botón Recibos de los Usuarios "Ver en la app": Si el administrador lo activa, todos los usuarios de esa comunidad podrán ver en la app (en el menú de la app Documentación) sus recibos de la comunidad que estén marcados. Si no se activa, los usuarios no tendrán acceso a ellos.

• Botón Recibos de los Usuarios "Publicar futuros recibos": Si el administrador lo activa, todos los recibos nuevos de cada usuario que se generen, lo harán marcados. De forma que si está marcada la opción "Ver en la app",  los recibos se verán automáticamente en la app de los usuarios.

Si no se activa "Publicar futuros recibos", los nuevos recibos que se generen aparecerán en la tabla (en la gestión de usuarios) desmarcados y los usuarios de la app no podrán verlos. Verán solo los marcados.

En la tabla de la página principal de comunidades, en el campo "Estado" aparece un semáforo (rojo, amarillo o verde) indicando el estado de la comunidad. También existe un semáforo en la página detalle de la comunidad.

Si está rojo o amarillo, y poniendo el cursor sobre el semáforo, sale un mensaje con el motivo o motivos por los que ese semáforo no sale verde. Así, puede verse fácilmente si los datos de esa comunidad están completos, o no, para que el sistema funcione perfectamente.