Manuales

Manual Administradores

1. Introducción

CAFairep centraliza la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) y la prevención de riesgos laborales (PRL) para comunidades. 

Permite a administradores controlar documentación obligatoria de proveedores y trabajadores de comunidades, publicar documentos de lectura obligatoria y coordinar trabajos mediante calendario.

2. Acceso y vista general

Al entrar en CAFairep se muestra el listado de comunidades dadas de alta por el despacho (Nombre, NIF/CIF, Nº de proveedores y Acciones).

3. Comunidades: alta e importaciones

Existen tres vías para poblar comunidades y relaciones iniciales:

• Alta individual (+ Añadir): introducir Nombre y CIF/NIF.

• Importación de fincas (Excel): hoja "Datos" con cabeceras mínimas Nombre y NIF-CIF.

• Importación de pares finca–proveedor (Excel): cabeceras Cif-Finca y Cif-Proveedor para asociar proveedores a comunidades en lote.

4. Detalle de comunidad

Al pulsar el icono de “ver” (ojo verde) se accede al detalle de la comunidad: pestañas de Proveedores, Documentos de comunidad, Calendario y más opciones de gestión.

En Proveedores se muestra la tabla con el estado documental por proveedor y sus acciones.

5. Proveedores: alta, importación y gestión

Desde el detalle de comunidad → Proveedores:

• “+ Añadir proveedor”: cuadro con proveedores disponibles. Pulsar (+) para asociarlo a la comunidad.

• “Importar datos”: importar múltiples proveedores para la comunidad mediante plantilla (columna con CIF del proveedor).

• Icono “ojo azul”: abre el detalle del proveedor en la comunidad con secciones documentales.

• Semáforos de control: Documentos a subir (rojo: ninguno, naranja: parcial, verde: completo); Documentos leídos (rojo/verde).

• Acciones: eliminar proveedor de la comunidad, ver histórico documental, subir archivos del administrador visibles al proveedor (p. ej. Evaluación de Riesgos de la comunidad – lectura obligatoria – y “Otros”).

6. Trabajadores: alta y alcance

En el detalle de comunidad puede añadirse un trabajador de la comunidad. En la versión actual, el alta solicita únicamente el e‑mail; el trabajador recibirá acceso limitado a funciones de CAFairep.

Flujos documentales típicos:

• Admin → solo Admin: EPIs entregados, revisión médica/renuncia, planificación preventiva.

• Admin → Trabajador: cursos realizados, plan de prevención, informe anual al puesto.

• Admin → Trabajadores y Proveedores: evaluación/informe de riesgos de la comunidad, fichas/PSQ de productos químicos, otros.

• Proveedor → Trabajador: evaluación de riesgos de la empresa.

• Trabajador → Admin: declaración responsable firmada.

7. Documentación (Docs → General y por comunidad)

Docs → General: gestor para publicar documentos por categoría y destinatario (Proveedores, Porteros, Administradores), con control de fecha de creación y caducidad.

En el detalle de comunidad (icono ojo del proveedor): secciones para Documentos de lectura (obligada), Documentos para otros proveedores y Documentos para administrador.

8. Calendario de comunidad

Calendario mensual por comunidad para coordinar fechas de trabajo de proveedores (inicio/fin) y visibilidad mutua.

9. Edición de datos de comunidad

Desde “Información” → icono lápiz: editar Datos básicos (Nombre, NIF) y Datos adicionales (contacto, e‑mail, teléfono, dirección, municipio, CP, provincia)

10. Panel global de Proveedores

Menú lateral → Proveedores: listado global con ID, CIF/NIF, nombre, estado de lectura, documentos a subir, nº de fincas asociadas y acciones (p. ej. “Ver fincas”).

La acción “Ver fincas” muestra las comunidades vinculadas al proveedor con sus métricas.

11. Buenas prácticas y control de cumplimiento

• Definir y comunicar qué documentos son de lectura obligatoria a proveedores (p. ej. Evaluación de riesgos por comunidad).

• Vigilar semáforos de “Documentos a subir” y “Leídos” para asegurar el cumplimiento antes de autorizar trabajos.

• Usar importaciones masivas (fincas y pares) en la carga inicial para ahorrar tiempo.

• Publicar fichas de seguridad/PSQ en Docs → General y mantener caducidades.

• Revisar calendario para evitar solapes y coordinar urgencias 24/7 con gremios de guardia.